Cumplimiento de la normativa

Debido a la existencia de nuevas normativas como Sarbanes-Oxley y las que controlan la conservación de documentos como pueden ser los archivos médicos o legales, el cumplimiento de la normativa vigente es una de las principales preocupaciones de los administradores de Exchange encargados de la gestión del sistema de correo electrónico de la empresa y la localización de mensajes concretos en relación a las solicitudes de cumplimiento. Los administradores deben disponer de acceso a todo el correo electrónico archivado para el control de los siguientes aspectos relacionados con el cumplimiento de la normativa:

• Control de calidad: mantenimiento de la accesibilidad a la información y los datos relacionados con la responsabilidad y los asuntos financieros.
• Seguridad: protección de la información propiedad de la empresa para salvaguardar los derechos de propiedad intelectual.
• Satisfacción de los clientes: mantenimiento de registros de las comunicaciones del servicio de atención al cliente para proteger a la empresa ante reclamaciones y/o problemas relacionados con la garantía.
• Seguridad de los empleados: garantía del adecuado uso del sistema con el fin de realizar un seguimiento para detectar si el correo electrónico se utiliza de alguna forma que pudiera ser perturbadora, ofensiva o dañina para la moral.

Las dificultades relacionadas con el cumplimiento de la normativa surgen con la búsqueda de mensajes concretos, ya que puede que no se encuentren en el sistema de copia de seguridad actual. Y lo que es peor, puede que los correos electrónicos se encuentren repartidos en varias copias de seguridad distintas creadas con diferentes programas de copia de seguridad. Ontrack® PowerControls™ resuelve estos problemas a través de unas potentes funciones de búsqueda y herramientas de restauración de copias de seguridad que simplifican la respuesta a cualquier solicitud de cumplimiento de la normativa.

Ontrack PowerControls resulta especialmente útil cuando el correo electrónico solicitado abarca un amplio período de tiempo, una situación altamente probable en el caso de solicitudes de cumplimiento de la normativa. La supervisión de un solo usuario durante un período de tiempo establecido suele ser una tarea complicada, ya que puede que el administrador tenga que buscar en diferentes orígenes de datos hasta encontrar todo el correo electrónico asociado a dicho usuario.

Con la función de búsqueda de Ontrack PowerControls, el administrador de Exchange puede conseguir este nivel de detalle mediante la creación de un almacén de análisis de contenido que contenga los archivos EDB de copia de seguridad correspondientes al período de tiempo deseado y con la creación de un perfil para dicho usuario. En este almacén de análisis de contenido se pueden incluir hasta mensajes de correo electrónico procedentes de cintas de copia de seguridad heredadas. El asistente de extracción de Ontrack PowerControls facilita la lectura de anteriores copias de seguridad sin que sea necesario contar con la asistencia del sistema de copia de seguridad con el que fueron creados. De esta forma, se dispone de una perspectiva completa para todo el período de tiempo correspondiente a dicho usuario, con lo que se proporciona a la empresa exactamente la información solicitada con un esfuerzo mínimo por parte de los administradores.